I Jornadas de Protocolo y Organización de Eventos de Asturias

Los días 05 y 06 de octubre de este mismo año tendrán lugar las I Jornadas de Protocolo y Organización de Eventos de Asturias.

Estas jornadas se celebraran en el Real Instituto de Estudios Asturianos (Ridea) en Oviedo.

El encuentro, promovido por el movimiento QueremosOrganizarEventos (QOE), se enmarca dentro del proyecto impulsado por esta plataforma con el objetivo de revitalizar y fomentar el reciclaje de los profesionales del Protocolo y la Organización de Eventos. 

Las sesiones se estructurarán en distintos bloques que contribuirán al conocimiento del sector y de sus posibilidades en una región como Asturias, que comienza a despuntar como destino dentro del turismo de reuniones y como organizador de eventos de proyección internacional. 

Por otro lado, el programa dedicará especial atención a las nuevas tendencias en el sector. Eventos como herramientas de márketing, sostenibles, accesibles, 2.0 o low cost, son algunos de los tipos de eventos que protagonizan el mercado y que serán analizados en las Jornadas por los principales expertos en la materia. 

Asturias será la sede central del protocolo con estas primeras jornadas sobre protocolo y eventos que nos invitaran a reflexionar e intentar acercar nuestra profesión a la sociedad.

Intentaremos aportar nuevas ideas y puntos de vista sobre protocolo apostando por la innovación y las nuevas tendencias sin olvidar el papel institucional que los eventos y el protocolo juegan en el sector empresarial.

Las Jornadas contarán con un elenco de ponentes de excepción, entre los que se encuentran, responsables de Protocolo de varias instituciones del Principado, representantes del sector turístico, profesores universitarios y reconocidos empresarios, entre otros.

Os dejo aquí el programa de las jornadas:

• Viernes, 05 de octubre de 2012:

16.00h: Control de acreditaciones y entrega de documentación.

16.30h: Inauguración Oficial de las I Jornadas de Protocolo y Organización de Eventos de Asturias. 

Presidida por el , D. Guillermo Martínez Suárez y por el Sr. Director del Real Instituto de Estudios Asturianos D. Juan Ignacio Ruiz de la Peña Solar.

Presentación a cargo de D. Ignacio Arango Huerta. Coordinador QOE Asturias. 

17.00h: Conferencia Inaugural a cargo de D. Nicanor Fernández Álvarez, Director de la Fundación HC y miembro del Jurado de los Premios Príncipe de Asturias.

Presentada por D. Carlos Fuente Lafuente, Director del Instituto Universitario de Protocolo y Eventos de la UCJC. Director de Protocolo de los Premios Príncipe de Asturias y Vicepresidente de la Asociación Española de Protocolo. 

18.00h: Ponencia: ASTURIAS O COMO MORIRSE SI NO SE POTENCIA EL SECTOR DE LOS PROFESIONALES DE PROTOCOLO Y ORGANIZACION DE EVENTOS. LAS CLAVES PARA LOS EMPRENDEDORES ASTURIANOS PARA HACER NUEVOS NEGOCIOS a cargo de D. Carlos Fuente Lafuente, Director del Instituto Universitario de Protocolo y Eventos de la UCJC. Director de Protocolo de los Premios Príncipe de Asturias y Vicepresidente de la Asociación Española de Protocolo. 

Presentada por D. Ignacio Martínez Suárez. Jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Avilés. 

18.45h: Mesa Redonda: EL IMPACTO DEL TURISMO DE REUNIONES EN ASTURIAS. 

Compuesta por: 

D. Heriberto Menéndez Rico. Jefe del Departamento de Ferias y Promoción Turística de la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Navegación de Avilés. Secretario del Avilés Club de Empresas. 

D. Javier Díaz García. Presidente del Club de Empresas Oviedo Congresos y Co- Director de Agencia Evento. 

D. José Luis Álvarez Almeida. Presidente de Unión Hotelera del Principado de Asturias. 

Moderada por D.ª Covadonga Vigil Álvarez. Directora de la Escuela Universitaria de Turismo del Principado de Asturias. 

20.30h: Cocktail de bienvenida en la Plaza de Trascorrales de Oviedo. Recepción ofrecida por el Ilmo. Sr. Alcalde Presidente del Excmo. Ayuntamiento de Oviedo, D. Agustín Iglesias Caunedo.

• Sábado, 06 de octubre de 2012:

09.00h: Control de acreditaciones y entrega de documentación. 

09.30h: Mesa Redonda: EL PERFIL DEL PROFESIONAL DEL PROTOCOLO EN LA ACTUALIDAD. 

Compuesta por: 

D. Antonio Blanco Prieto. Director de la Fundación Alimerka. 

Dª. Mª. Flor Melón Martino. Jefa de Protocolo de la Presidencia del Principado de Asturias. 

Dª. Mª Jesús Aguilar Menéndez. Responsable del Departamento de Comunicación, y Servicios a la Producción , Protocolo y Relaciones Institucionales de Fundación Metal 

Moderada por D.ª Pilar Gallego Cortina. Profesora de la Escuela Superior de Protocolo y Eventos de Oviedo. 

11.00h: Coffee-Break. Patio del Real Instituto de Estudios Asturianos (RIDEA) 

11.30h: Ponencia: NUEVAS TENDENCIAS EN EL SECTOR DE LOS EVENTOS. 

Desarrolladas por: 

D.ª Gloria Campos García de Quevedo. Directora del Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE), Coordinadora de los estudios de postgrado de Protocolo y Organización de Eventos de la UCJC. - Eventos Sostenibles. 

D. Víctor Cabal Díaz. Socio Director Cuatro PI Tourism y Profesor de la Escuela Universitaria de Turismo de Asturias. - Eventos Accesibles. 

D. Rubén Llames González. Delegado territorial de la Asociación Española de Responsables de Comunidad Online AERCO-PSM. - Eventos 2.0 

D. Enrique Riesgo Lázaro. Presidente Federación Española de Marketing y del Club de Marketing Asturias. - Eventos como herramienta de Marketing. 

D. César González Cajete. Consultor en Comunicación Estratégica y Responsable de Formación en Comunicación Profesional. - Eventos Low Cost . 

Moderada por D. Pedro Zuazua Gil. Director de Comunicación del Diario El País.

13.15h: Ponencia. A cargo de D. Alberto Carrero de Roa. Sr. Director de Comunicación Interna de ArcelorMittal España. 

Presentada por Dª. María Durán Alcázar. Directora de Comunicación de la Sociedad Regional de Turismo y miembro de QOE Asturias. 

14.00h: Almuerzo - Buffet. Patio del Real Instituto de Estudios Asturianos (RIDEA) 

16.00h: Ponencia: LA PLANIFICACIÓN EN LA PRODUCCIÓN DE LOS EVENTOS. RELACIÓN  CON PROVEEDORES Y MEDICIÓN DEL IMPACTO. A cargo de D.ª Olalla Jiménez Olalde. Directora de IPSE Corporate y Profesora de la UCJC. 

Presentada por D.ª Gloria Campos García de Quevedo. Directora del Instituto Superior de Protocolo y Eventos (ISPE), Coordinadora de los estudios de postgrado de Protocolo y Organización de Eventos de la UCJC.

17.00h: Conferencia de Clausura: ASOCIACIONISMO EN EL MUNDO DEL PROTOCOLO. FUTURO DE LOS PROFESIONALES DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: LA FUERZA DE QOE. 

A cargo de: 

D. Juan Ángel Gato Gómez. Presidente de la Asociación Española de Protocolo. 

Dª. Ana Lobeto Álvarez. Secretaria de la Asociación de Relaciones Públicas, Protocolo y Comunicación del Principado de Asturias. 

Dª. Mª. Lidia Hierro Hernández. Coordinadora QOE Canarias. 

D. Ignacio Arango Huerta. Coordinador QOE Asturias.


Si necesitais poneros en contacto con la organización de estas jornadas, podeis hacerlo a traves de la siguiente dirección de correo electrónico: jornadaqoeasturias@gmail.com.

También encontraréis información a través de las diferentes redes sociales: 

• Blog: www.qoeasturias.blogspot.com.es 

• Facebook: https://www.facebook.com/QoeAsturias

• Twitter: @QOEAsturias 

• Linkedin: http://www.linkedin.com/groups?gid=4563815&trk=myg_ugrp_ovr

Os esperamos!!!

Redes de, por y para empresarias

Las redes de empresarias existen desde hace mucho tiempo, pero ahora con las redes sociales han adquirido un nuevo sentido. 

Recientemente me preguntaban por qué últimamente están surgiendo tantas redes de mujeres empresarias; para mi está claro, queremos espacios propios y somos un mercado.

¿Por qué sólo de mujeres?

El pasado 21 de junio se celebraba en Madrid el  "Inspiration Day", un encuentro promovido por  Womenalia que reunió a 1.200 mujeres (y hombres) directivas, profesionales, empresarias y emprendedoras. Esta red, creada en septiembre de 2011 con el reto de ser la primera red social de mujeres profesionales, está compuesta ya por 64.500 usuarias de 26 países distintos, y espera llegar a los 40 millones de usuarias en 2015.

Fruto de sus impresionantes cifras, así como de una clara estrategia empresarial, a los tres meses de puesta en marcha recibió 550.000 euros de inversión por parte de un nutrido grupo de business angels y personalidades de referencia de la economía digital. Womenalia es uno de los mejores ejemplos de que las redes entre mujeres empresarias, emprendedoras y profesionales son, sin duda, necesarias y apreciadas por nosotras.

Varios estudios han demostrado que las relaciones entre empresarias refuerzan sus negocios, y por ello los espacios de relación profesional y empresarial entre nosotras son una de las claves para el desarrollo de nuestras iniciativas, en especial porque facilitan:

• La gestión de nuestra visibilidad.
• La generación de complicidades, de aprendizaje mutuo y de intercambio de experiencias.
• El surgimiento de sinergias y alianzas.
• Un mayor poder de negociación y representación con terceras organizaciones, grupos profesionales o grupos de interés.

En general, el éxito de una persona emprendedora guarda estrecha relación con el tipo de redes en las que participa, ya que estas contribuyen al acceso a recursos informativos, físicos, financieros, de contactos, etc. que favorecen la sostenibilidad de tu empresa. Por ello, en momentos de especiales dificultades para todas, una buena estrategia para impulsar el desarrollo y consolidación de nuestras empresas son las redes profesionales y empresariales.

En los últimos cinco años han surgido en España infinidad de redes sociales-profesionales creadas por y para mujeres empresarias. Algunos de los ejemplos que agrupan a más empresarias y profesionales son: AGIMA, Círculo de Mujeres de Negocios, Conectadas by Networking Activo, Ellas 2.0,European Professional Women’s Network, EOL, dirActivas, GrupoEllas, Mujeres&Cia.

Pero, ¿no había redes de mujeres profesionales, empresariales o emprendedoras en España antes de este boom del networking on-line? 

Ciertamente sí, aunque se han creado formalmente como grupos de interés y de captación de recursos y han sido tradicionalmente off-line. En España existen cerca de 200 asociaciones, plataformas, fundaciones y otras organizaciones sin ánimo de lucro de mujeres empresarias, emprendedoras y profesionales, algunas de ellas con larguísimas trayectorias y la mayoría arraigadas en un territorio local o regional.

El papel de estas redes tradicionales ha cambiado en los últimos años y, a mi modo de ver, ello es debido a varios factores:

1. Representar o servir: 

Muchas de estas organizaciones siguieron las estructuras, valores y prácticas de las redes empresariales clásicas (cámaras de comercio, círculos de negocios, patronales, etc.), pero con una clara vocación de favorecer los espacios de representación, relación y poder entre y para las mujeres empresarias.

Durante mucho tiempo representar los intereses de las mujeres empresarias ha sido un argumento suficientemente potente pero, en mi opinión, el reto actual es adaptar esos valores y prácticas a las nuevas necesidades, intereses y objetivos de las mujeres empresarias de hoy.

Aunque parte de la literatura emprendedora apunta que las empresarias necesitamos más contactos de apoyo emocional que reviertan en nuestros negocios, lo cierto es que en las redes formales buscamos sobre todo resultados prácticos y duraderos que beneficien a nuestras empresas. Ello supone un aviso para las redes empresariales que quieran captar y conservar nuestra atención: aunque tengamos motivos personales que nos vinculen a la red Por ejemplo que alguien en quien confiamos nos recomiende ser parte – el retorno que obtengamos no sólo debería ser afectivo sino también de orden práctico para nuestras empresas.

2. Endogamia o apertura:

En la práctica, este tipo de redes han aglutinado un número poco representativo de empresarias y han generado espacios de relación entre ellas muy necesarias, pero a la vez endogámicas.

Las redes extensas y superficiales nos proporcionan mayor variedad de perfiles, opciones más diversas y muchos inputs alejados de nuestra perspectiva. Son contactos fáciles de utilizar pero difíciles de mantener; sirven, sobre todo, para ocasiones en las que la información o el contacto que necesitamos se puede resolver de forma casi inmediata.

Las redes cercanas y profundas nos proporcionan información más fehaciente, con más matices y con mayor extensión. Requieren ser cultivadas con más tiempo y dedicación, abrirse a los afectos y cargarlas a nivel personal y/o social. Son redes que sirven de apoyo y sustento durante periodos prolongados de tiempo, aportando resultados a medio y largo plazo.

Paul Seabright, autor del libro “The Company of Strangers: a Natural History of Economic Life”, explicaba en un documental televisivo llamado “Cuando las mujeres mandan”, que realizó una observación del uso de los teléfonos por parte de una muestra de mujeres y hombres profesionales, hallando que mientras ellos realizaban muchas llamadas cortas para realizar planes, organizar, negociar cosas, etc. nosotras invertíamos más tiempo en cada llamada, realizando al fin menos contactos que ellos.

Los estudios apuntan que empresarios y empresarias tenemos distintos grados de profundidad y cercanía de nuestras redes. Mientras que las empresarias tendemos a tejer redes en la cercanía que nos aporten vinculaciones profundas con quien forma parte de ellas, los empresarios parecen sentirse mucho más cómodos con relaciones profesionales más superficiales y mucho más extensas que las nuestras.

Pese a ello, la incursión de las redes sociales y de las plataformas online, en las cuales las mujeres profesionales son las principales usuarias y consumidoras, ha modificado la forma tradicional de hacer red entre estas. Las tradicionales organizaciones de mujeres empresarias parecen no haber tomado suficientemente en cuenta el calado de esta transformación y muchas de ellas han llegado demasiado tarde al uso de las redes sociales-profesionales online.

3. Apoyo o independencia:

Muchas de las organizaciones empresariales de mujeres, especialmente las de ámbito local, han dependido en exceso del impulso público, tomando poca autonomía de gestión y liderazgo de los intereses de las propias asociadas. Las instituciones públicas de impulso al desarrollo económico local han venido impulsando la creación de redes formales de empresarias y emprendedoras, convencidas de la necesidad y bondad de las redes para sus negocios, pero no partiendo de la iniciativa de las propias empresarias.

Esto también es cierto para aquellas que dependían económicamente de los recursos públicos, tanto directos (en forma de subvenciones o contrataciones externas), como indirectos (en forma de disponibilidad de infraestructuras o de personal de apoyo, por ejemplo). La mayoría de estas organizaciones han muerto en el camino, cuando el apoyo y los recursos públicos han desaparecido.

4. Clientas o socias activas:

A menudo se han desarrollado desde la óptica del “clientelismo”, gestionando su actividad alrededor de la oferta de servicios a las mujeres y empresas que las formaban. Y en esto las nuevas redes grandes online tienden a reproducir el modelo.

En mi opinión, cualquier red debería tener una vocación instrumental para las personas que la forman: la red debe servir de algo a quien la conforma, y cuando la red deja de sernos útil deja también de tener interés para nuestra actividad empresarial.

Pero formar parte de una red no debería consistir sólo en recibir servicios y en sostener económicamente la estructura que hace funcionar la red (algunas redes se han mantenido a lo largo del tiempo precisamente para sostener su estructura), sino también en dar. Pocas de las redes formales existentes son capaces de vehicular auténticas prácticas de intercambio generoso, de vinculación y de participación activa de sus componentes.

En la medida en que las nuevas redes sociales-profesionales online tomen en cuenta estos factores, se convertirán en auténticas plataformas de desarrollo de nuestras empresas, además de en negocios lucrativos para sus impulsoras.

Eventos low cost

El lowcost no es un invento nuevo. Ni siquiera de las compañías aéreas que han popularizado el término. Nuestros abuelos ya hablaban de comprar duros a 4 pesetas aunque, lo pronunciaran con un rintintín que tachaba de ingenuo a quien pretendiera tal odisea. Pues bien: SE PUEDE. Y parece que a 3 pesetas, también.

Cuando la palabra crisis copa los titulares de los periódicos y las reuniones de directivos de empresas parece imprescindible recortar costes: reducir personal, salarios y reducir cualquier gasto superfluo que sea temporalmente prescindible. Los eventos entran, naturalmente, en este último paso.

¿Cuánto tiene de efectivo? Como medida de ahorro mucho pero sólo a corto plazo. A medio plazo, quien no se promociona, no existe. Quién no ofrece ese "algo más" a sus clientes se arriesga a perderlos por quién sí los tenga en cuenta y los mime llueva donde llueva. 

Es mejor demostrar que nuestra empresa es capaz de adaptarse, de amoldarse a las circunstancias manteniendo siempre el objetivo: su público es lo importante.

Es la era del lowcost también para los eventos.

La estrategia a seguir no es muy distinta de los otros campos: abaratar costes. Pero eso tiene mucho de reto y poco o nada de imposible. Podemos por ejemplo, lograr sinergias con otras marcas o empresas para compartir gastos o realizar trueques. Las empresas de catering, las salas de convenciones, los hoteles y restaurantes... atraviesan la misma crisis que nosotros por lo que nos será más fácil negociar condiciones satisfactorias para ambas partes. Otras maneras de bajar el coste de la factura de nuestro eventos son reducir el número de invitados a los verdaderamente importantes, cambiar las fechas a otras de temporada baja o por ejemplo, celebrar el evento un martes en lugar de un sábado pueden ayudar a que el mismo evento cueste menos de la mitad. Podemos cambiar una cena por un original desayuno, por ejemplo y hacer que este cambio juegue a nuestro favor para demostrar toda nuestra originalidad. Quizá sea también una buena ocasión para dejar a unos artistas con un caché difícil de asumir para dar una oportunidad a nuevos talentos. Muchos de ellos con tal de promocionarse lo harán gratis o por muy poco dinero. Lo mismo nos sucederá con las empresas de transporte, catering, imprentas... Para todos es mejor ganar poco que nada y todo este tipo de apoyos mutuos los podemos tener en cuenta para el futuro. En épocas de bonanza nos sobran los proveedores pero, es bueno saber con quién podemos contar en tiempos difíciles.

Reducir el número de personal atendiendo el evento puede además, no ser un handicap, sino una oportunidad para atender más personalmente a nuestros invitados. Ellos lo agradecerán y nosotros, a la larga, también.

En fin, son apenas unas cuantas y pequeñas ideas muy generales en lo que debería ser y es una lista inacabable. Probablemente crear un evento gratis sea complicado pero, ¿con poco dinero? ¡Es muy fácil!

Como decía Einstein en su conocido discurso "Es en la crisis que nace la inventiva, los descubrimientos y las grandes estrategias."

Retémonos a sacar lo mejor de nosotros mismos y luego llamemos a nuestros compañeros, clientes y amigos y hagamos un gran evento (aunque sea lowcost) para celebrarlo.

IX Jornada de empresarias y profesionales "Influencia de la mujer en las RRPP y comunicación"

El pasado lunes día 6 de agosto, la Asociación Empresa Mujer, Asem, celebró su IX Jornada en la Feria Internacional de Muestras de Asturias, este año titulada "Influencia de la Mujer en las RR.PP y la Comunicación".

Como socia de Asem y dado que el tema principal de la jornada está vinculado con mi actividad, la junta directiva de dicha Asociación me ha invitado a participar en la mesa redonda titulada Mujer y Comunicación junto con Alejandra Nuño, gerente de la empresa Amor Propio, María García, profesora de comunicación en la Universidad Windesheim Honurs College (Holanda) y Rosa Vives, directora de la Asociación Compromiso Asturias XXI.

Como idea general sobre esta jornada, destacar algunas frases de las ponentes:

• "las mujeres no formamos parte de la agenda mediática" 
• "la marca "mujer" la construimos entre todas".
• "el acceso de la mujer a las RRPP, por desgracia, se limita a tareas técnicas y administrativas".

Os dejo aquí algunas imágenes de mi presentación titulada "los eventos como herramienta de comunicación".

La organización de eventos como herramienta de comunicación ha experimentado un importante desarrollo en los últimos años. 

La saturación de algunos medios, y la pérdida de eficacia de las formas tradicionales de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse con sus públicos. 

Los eventos han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación que consigue impactos directos. 

El evento es una acción de comunicación de muy alto impacto; es una de las formas + habituales de generar una experiencia de marca y posicionarla en la mente del publico.

El sector de los eventos genera es el que mas PIB en España. 

Se organizan + de 1 millón de eventos al año. 

Sin embargo, se estima una caída del presupuesto del sector en aproximadamente un 10%. 

Para luchar contra estas adversidades debemos mejorar la calidad de nuestros servicios. 

¿Como? Adaptándonos a presupuestos más bajos. 

La situación actual ha cambiado la forma de los eventos, siendo ahora, más innovadores, creativos y sorprendentes, con nuevos formatos, soluciones estratégicas, simplificando los eventos y dándole más importancia al contenido, trabajando más el fondo que la forma, pero sin perder de vista quienes somos y cómo queremos que se nos perciba.

Por ello, desde el inicio de nuestra actividad tenemos página web, Facebook y linkedin. 

Hace unos meses, Asem nos dio la posibilidad de acceder a un programa de eastincoacher junto con la Universidad de Oviedo. 

El objetivo de la iniciativa era apoyar y asesorar gratuitamente a pymes para incrementar su presencia en el mercado nacional y aumentar sus posibilidades de negocio online. Con este fin, hemos ampliando nuestra presencia en las redes sociales a través de twitter y del blog. 

Si entráis en nuestra pág. Web, podéis ver todos los logos de la redes sociales en la que estamos.

Debido a los factores económicos, tenemos que adoptar nuevas tendencias en los eventos. Los más destacables serian: 

SOCIALES: cualquier evento tiene que tener una vertiente 2.0 (web, Facebook, twitter, etc). 

Ejemplo Jornadas QOE Asturias.

ACCESIBLES: gracias a la tecnología hoy en día podemos facilitar la accesibilidad a todas las personas (interpretación lengua de signos). 

SOSTENIBLES: ser respetuosos con el medio ambiente (programas y acreditaciones en papel reciclado; facilidad de acceso a la sede en transp. publico o a pie; salas con luz natural…). 

INNOVADORES: hay que ser relevantes, innovadores y creativos. “Cada vez es mas difícil llamar la atención y por lo tanto la creatividad y la innovación son factores muy importantes”. 

RENTABLES: los recursos son mas escasos pero los retos mas importantes. 

“Es en la crisis que nace la incentiva, los descubrimientos y las grandes estrategias”: Einstein. 

LOW-COST: Si a los eventos low cost pero sin recortar en calidad y servicios. 

PROFESIONALES: La calidad al final es lo que queda.

Según un estudio, el 90% de las mujeres considera que las empresas españolas no se comunican con ellas de forma eficiente y el 85% de ellas señala que muchas compañías no las tienen en cuenta como publico objetivo, ya que se dirigen exclusivamente a hombres. 

La comunicación hacia mujeres sigue asociándose casi exclusivamente con la limpieza, el hogar, la belleza y estética, y se descuidan sectores como la automoción, los productos financieros, seguros, informática, etc. 

Además, el estudio ofrece datos sobre las diferencias físicas y psíquicas evidentes entre los hombres y las mujeres a la hora de comunicar. 

Por ejemplo, 

· las mujeres tienen mejor rendimiento en la fluencia verbal y mayor velocidad lectora y comprensión. Es decir, mayor capacidad en los aspectos comunicativos.

· Más interesadas en las fuentes sociales de información. 

· Expresan mejor sus pensamientos y sentimientos. 

· Mas comunicativas y mas efectivas en sus interraciones sociales.

Diferentes momentos de la presentación

Momento del debate en la mesa redonda

Desde aquí, aprovecho para agradecer a Asem la oportunidad que nos han brindado de estar presente en esta interesante mesa redonda en el incomparable marco de la Feria Internacional de Muestras de Gijón.

Como organizar eventos de manera exitosa

La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 

1. Debemos definir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil. 
2. Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento. 
3. Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización. 
4. Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento. 
5. Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas. 
6. Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo. 
7. Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector. 
8. Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva. 
9. Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos. 
10. Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad. 
11. Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo. 
12. Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas. 
13. El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito. 
14. Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo. 

Tendencias en la organización de los eventos

Atrás quedaron los días del típico menú compuesto únicamente por cremas, carnes y ensaladas; ahora es posible contar con delicias.

Hoy las tendencias de presentaciones de servicio para eventos han tomado caminos diferentes. Tanto colores como texturas, espacios y servicio han evolucionado.

Las celebraciones actuales buscan distintos espacios con salas que tengan tonos relajados: barras de bar, servicio de catering buffet que ofrezcan diversas propuestas de comidas.

La iluminación juega un papel fundamental, así como el uso de las nuevas tecnologías y la de videoambientación en la que se utiliza lo ultimo de la tecnología en pantallas gigantes. 

Otra tendencia que se viene afirmando es la de organizar las fiestas a pleno ida y al aire libre, por lo que hay un incremento muy marcado en la contratación de salones con parques y jardines.

La fusión de estilos, como por ejemplo la mezcla de barroco con moderno o el estilo años 70 con diseño contemporáneo, sirve hoy para otorgarle a la velada un look distinto.

Obviamente, la edad del cliente condiciona siempre la ambientación del evento. Cada edad en la vida tiene sus diferentes looks: un adolescente deseará que su fiesta sea moderna y cuente con "lo ultimo", a los 30 años por lo general se elegirá compartir con amigos o el circulo laboral y entre los 50 o 60 años se preferiría una fiesta mas intima y tranquila con los seres queridos.