Accesibilidad eventos, congresos y ferias

En la actualidad se llevan a cabo una gran cantidad de congresos, ferias y eventos con motivos promocionales, de negocios e intercambio de ideas, que sirven como punto de encuentro y de negocio para muchos profesionales. Según el informe de actividad de la Asociación de Palacios de Congresos de España, APCE, sólo en los palacios de congresos se han realizado 4.891 eventos durante el año 2011.

Son muchos los protocolos y preparativos que se realizan en los eventos para asegurar la máxima calidad y atención, tanto a los profesionales, como a los asistentes. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones no se tienen en cuenta las medidas de accesibilidad que garantizan la plena participación al público y ponentes, entre los que se pueden encontrar las personas con discapacidad.

La principal razón para no tener en cuenta la accesibilidad suele ser el desconocimiento de las necesidades del público asistente o el prejuicio de que estas medidas implican un gasto excesivo. Sin embargo, un evento accesible para todos, más que un gasto es una inversión, una oportunidad de incrementar el número de visitantes, y por tanto, el volumen de negocio.

Las recomendaciones que ofrecemos a continuación ayudarán a organizar el evento de manera accesible.

1. Recomendaciones generales

• Es necesario incluir a las personas con discapacidad desde la planificación del evento. Aun cuando no se puede saber de antemano si alguno de los participantes va a necesitar alguna adaptación, se debe estar preparado para responder a los requerimientos de accesibilidad de las personas con discapacidad del mismo modo que se tienen en cuenta otros requerimientos de los participantes. 

Los eventos de corta duración no exigirán la misma preparación que las conferencias o convenciones, (por ejemplo, la dieta de los menús o el alojamiento). Sin embargo, muchos de los pasos de planificación previa de los eventos se aplican a ambos.

• Se debe designar a una persona del equipo que se encargure de hacer el evento accesible y que gestione la accesibilidad de manera continuada durante la organización.

• Averiguar cuáles son los recursos locales accesibles, por ejemplo, restaurantes, hoteles, transportes, servicios de reparación de sillas de ruedas, etc.

2. Edificio

• Asegurarse de que el edificio donde se desarrolla el evento reúne los requisitos para que las personas con discapacidad puedan disfrutar de todos los servicios y prestaciones.

• Entre las medidas que se incluyen en accesibilidad del entorno están:

- Plazas de aparcamiento reservadas y accesibles

- Anchura suficiente en recorridos horizontales (entradas, pasillos) y sin desniveles o solucionados mediante rampas adecuadas.

- Soluciones en recorridos verticales, como ascensores accesibles.

- Cuartos de baño adaptados.

- Áreas de servicio al cliente (taquillas, mostradores, etc) con tramos adaptados para los usuarios de sillas de ruedas.

- Información en formato auditivo y visual.

- Contraste de color en paredes y puertas para su identificación.

- Iluminación adecuada.

- Plan de evacuación y emergencias.

• De manera ideal el edificio debería cumplir con la norma UNE 170001-2:2007, de accesibilidad.

3. Señalética

• Verificar que las indicaciones para llegar o el nombre del edificio son claramente visibles desde la calle.

• Comprobar que las señales adicionales específicas para el evento se realizan en letra grande y con alto contraste. 

• Observar que hay señales suficientes dentro del edificio para dirigir a los visitantes a las zonas donde se desarrollan los eventos.

• Verificar que las señales que identifican los espacios (baños, salas de reuniones, auditorios, oficinas, cafetería...) están colocadas a la altura adecuada e incluyen altorrelieve y braille. 

• En el caso de que la entrada principal no sea accesible, asegurarse de que existe una señal claramente visible en la parte delantera del edificio que indique la ubicación de la entrada accesible.

• Comprobar que los elementos de cambio de nivel (escaleras, rampas, ascensores, escalones aislados, etc.) disponen de señalización tacto-visual que indique su acceso.

• Comprobar que las señales están bien iluminadas durante los eventos de la noche.

4. Auditorio

• Procurar que el auditorio esté situado en una planta de fácil acceso y que sea lo suficientemente amplia para permitir el tránsito de varias personas, sillas de ruedas, perros guía, etc.

• Comprobar que los escenarios o tarimas, donde se colocan los ponentes son accesibles para personas en sillas de ruedas.

• Contar con la posibilidad de contratar intérpretes de lengua y / o subtituladores en directo cuando se confirme la fecha del evento. 

• Asegurarse de que existe un espacio bien iluminado para los intérpretes de lengua de signos cuando estén interpretando.

• Averiguar la posibilidad de instalar sistemas de inducción magnética. (Sistemas para auditorios y mostradores que facilitan la comunicación para las personas que tienen una pérdida auditiva)

• Realizar una reserva de espacios para personas con discapacidad visual y/o auditiva, dependiendo de los servicios accesibles que requieran. 

• Asegurarse de que los cables y los micrófonos están bien sujetos y no bloquear el paso.

• Tener disponible la información del evento en materiales alternativos (impreso, macrocaracteres, braille, web, etc..) si han sido solicitados por adelantado.

5. Información 

Incluir un apartado en la información de registro en el que solicite a los participantes información sobre sus necesidades adicionales que puedan tener con el fin de participar plenamente en el evento.

• Asegurarse de que las invitaciones y material promocional del evento sean accesibles.

• Comprobar que la información del evento sea accesible y que incluya las medidas de accesibilidad que se han provisto o se pueden solicitar.

• Ofrecer invitaciones e información en formatos alternativos para personas u organizaciones que lo soliciten (Braille, audio, correo electrónico, impresión en macrocaracteres, DVD...).

• Verificar que la página web del evento está disponible en un formato que es accesible según la Iniciativa de Accesibilidad Web (WAI). http://www.w3.org/

6. Personal

• Comprobar que el personal de la organización y de atención al público en el evento, tienen una formación en la atención a personas con discapacidad.

• Organizar personal o voluntarios disponibles en las puertas y en toda la instalación para dirigir o ayudar a las personas con discapacidad al lugar de la reunión.

• Tener previsto un plan de evacuación de emergencia en el que estén incluidas las personas con discapacidad y, en su caso, las personas designadas para acompañarlas.

Algunos establecimientos pueden no cumplir todos los criterios descritos. Si tiene alguna duda sobre el nivel de accesibilidad de su sede o de un futuro lugar de eventos, se recomienda que consulte con una entidad experta en accesibilidad y diseño para todos y/o planificación de reuniones accesibles.

Contar con expertos en accesibilidad para la adaptación de protocolos y auditorías de espacios es fundamental para cubrir las necesidades de usuarios y empresarios según la normativa vigente. No sería adecuado basarse en la intuición o la inclusión de soluciones parciales en la fecha de realización del evento, ya que se corre el riesgo de dejar al margen algunas medidas, desapercibida a los no conocedores, que serán una gran barrera para muchas personas.

Si se tienen en cuenta estas medidas desde la planificación del evento, las soluciones pasarán inadvertidas a la mayoría de los participantes aunque no así su beneficio. El diseño para todos facilita la participación de todas las personas en general, no solo de las personas con discapacidad, por ejemplo en el acceso físico no se trata de pensar en personas en silla de ruedas sino visitantes que acudan cargados con peso o con maletines. O la accesibilidad en comunicación, es beneficiosa también para personas que no sean nativos en el lenguaje en que se desarrolla el evento, o las personas de más edad.


Publicación de Alicia Barragán

Via Libre

Para GMIC Iberia