Pasos para la organización de un evento

Sea para 50 participantes o mas de 500, la planificación, organización y celebración de un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los mas sensatos. Huelga decir que un congreso o una reunión mal organizado desacreditará al organizador y, lo que es mas grave aun, al patrocinador. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.

• ¿Por qué organizar el evento?

Antes que nada, debemos preguntarnos si lo que queremos organizar es la forma mas rápida, fácil y barata de transmitir al publico beneficiario nuestro mensaje de la manera mas eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en la que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

• Planificación y organización del evento:

Si hemos tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearnos si lo vamos a organizar nosotros mismos, sea en solitario o como coordinador de un comité, o si es mejor contratar a una agencia de organización de eventos.

Si elegimos la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, o cualquiera de las muchas agencias que trabajan en el sector. 

Cualquier cosa que elijamos, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea; de lo contrario tendremos que asumir nosotros mismos las tareas, lo cual puede llevarnos a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos. 

Lo que hay que tener en cuenta cuando contratamos a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociación profesional. 

Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas que puedan proporcionarle cartas de recomendación serias o que le hayan sido recomendados expresamente.

Tanto si confía en sus propios recursos (organización interna) como si prefiere contratar a una agencia o a un experto externo, deberá constituir un comité. El perfil que busca es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos.  Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.

Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, según Cotterel, se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas. 

Si elige la primera opción, debe identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suele preparar una solicitud de presupuesto, que debe incluir tanta información como sea posible, como el público beneficiario, la asistencia prevista, las estadísticas de experiencias, etc.

• Formato del evento:

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre sí, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato. 

Los  eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formación o de preparación individual, viajes de incentivos, conferencias científicas o médicas, reuniones, actividades de team building, ferias de muestras: la lista es inagotable. Además, no va en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o híbridos, mezclas de dos o más actividades con la intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales.

• Publico beneficiario y actividades previstas:

Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes. 

Si no está completamente seguro del público al que se va a dirigir o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla. 

En el caso de las actividades lúdicas, cursos/cursillos, reuniones en el día, viajes de incentivos y actividades de team building, esta cuestión no suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sería diferente en el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y coincide con un período vacacional, quizá sea necesario permitir la asistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el máximo de este tipo de eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando unos días antes de su comienzo y quedándose unos días después de su conclusión, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino exótico. 

A menudo es necesario contratar a conferenciantes (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicación. 

También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el evento, que dependerá de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quizá sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.

• Presupuesto.

El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, etc. Si está organizando un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos. 

Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debe considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requerirás, además de responsabilidad civil, que es imprescindible. 

Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos.

• Programación:

Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura. 

Cuando hemos de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación. 

Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajamos con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva de un sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel.

• Destino y lugar de celebración:

Tanto para la presupuestación como para otras consideraciones, debemos tomar la decisión, al principio del proceso de planificación, de donde celebrar el evento. Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o el patrocinador, que puede ser preciso (un hotel, por ejemplo), o no tan conciso o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".  

A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán con jetlag y la última cosa que les apetecerá hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es decir, a no más de dos horas en cualquier modo de transporte.  

Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebración mas innovadores, hay cada vez más margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos, jardines botánicas, haciendas, teatros y yates, por enumerar sólo unos pocos. 

Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.