Como organizar eventos de manera exitosa

La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 

1. Debemos definir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil. 
2. Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento. 
3. Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización. 
4. Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento. 
5. Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas. 
6. Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo. 
7. Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector. 
8. Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva. 
9. Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos. 
10. Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad. 
11. Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo. 
12. Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas. 
13. El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito. 
14. Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo. 

Tendencias en la organización de los eventos

Atrás quedaron los días del típico menú compuesto únicamente por cremas, carnes y ensaladas; ahora es posible contar con delicias.

Hoy las tendencias de presentaciones de servicio para eventos han tomado caminos diferentes. Tanto colores como texturas, espacios y servicio han evolucionado.

Las celebraciones actuales buscan distintos espacios con salas que tengan tonos relajados: barras de bar, servicio de catering buffet que ofrezcan diversas propuestas de comidas.

La iluminación juega un papel fundamental, así como el uso de las nuevas tecnologías y la de videoambientación en la que se utiliza lo ultimo de la tecnología en pantallas gigantes. 

Otra tendencia que se viene afirmando es la de organizar las fiestas a pleno ida y al aire libre, por lo que hay un incremento muy marcado en la contratación de salones con parques y jardines.

La fusión de estilos, como por ejemplo la mezcla de barroco con moderno o el estilo años 70 con diseño contemporáneo, sirve hoy para otorgarle a la velada un look distinto.

Obviamente, la edad del cliente condiciona siempre la ambientación del evento. Cada edad en la vida tiene sus diferentes looks: un adolescente deseará que su fiesta sea moderna y cuente con "lo ultimo", a los 30 años por lo general se elegirá compartir con amigos o el circulo laboral y entre los 50 o 60 años se preferiría una fiesta mas intima y tranquila con los seres queridos.

Pasos para la organización de un evento

Sea para 50 participantes o mas de 500, la planificación, organización y celebración de un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los mas sensatos. Huelga decir que un congreso o una reunión mal organizado desacreditará al organizador y, lo que es mas grave aun, al patrocinador. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.

• ¿Por qué organizar el evento?

Antes que nada, debemos preguntarnos si lo que queremos organizar es la forma mas rápida, fácil y barata de transmitir al publico beneficiario nuestro mensaje de la manera mas eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en la que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

• Planificación y organización del evento:

Si hemos tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearnos si lo vamos a organizar nosotros mismos, sea en solitario o como coordinador de un comité, o si es mejor contratar a una agencia de organización de eventos.

Si elegimos la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, o cualquiera de las muchas agencias que trabajan en el sector. 

Cualquier cosa que elijamos, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea; de lo contrario tendremos que asumir nosotros mismos las tareas, lo cual puede llevarnos a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos. 

Lo que hay que tener en cuenta cuando contratamos a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociación profesional. 

Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas que puedan proporcionarle cartas de recomendación serias o que le hayan sido recomendados expresamente.

Tanto si confía en sus propios recursos (organización interna) como si prefiere contratar a una agencia o a un experto externo, deberá constituir un comité. El perfil que busca es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos.  Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.

Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, según Cotterel, se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas. 

Si elige la primera opción, debe identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suele preparar una solicitud de presupuesto, que debe incluir tanta información como sea posible, como el público beneficiario, la asistencia prevista, las estadísticas de experiencias, etc.

• Formato del evento:

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre sí, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato. 

Los  eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formación o de preparación individual, viajes de incentivos, conferencias científicas o médicas, reuniones, actividades de team building, ferias de muestras: la lista es inagotable. Además, no va en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o híbridos, mezclas de dos o más actividades con la intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales.

• Publico beneficiario y actividades previstas:

Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes. 

Si no está completamente seguro del público al que se va a dirigir o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla. 

En el caso de las actividades lúdicas, cursos/cursillos, reuniones en el día, viajes de incentivos y actividades de team building, esta cuestión no suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sería diferente en el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y coincide con un período vacacional, quizá sea necesario permitir la asistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el máximo de este tipo de eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando unos días antes de su comienzo y quedándose unos días después de su conclusión, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino exótico. 

A menudo es necesario contratar a conferenciantes (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicación. 

También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el evento, que dependerá de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quizá sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.

• Presupuesto.

El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, etc. Si está organizando un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos. 

Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debe considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requerirás, además de responsabilidad civil, que es imprescindible. 

Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos.

• Programación:

Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura. 

Cuando hemos de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación. 

Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajamos con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva de un sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel.

• Destino y lugar de celebración:

Tanto para la presupuestación como para otras consideraciones, debemos tomar la decisión, al principio del proceso de planificación, de donde celebrar el evento. Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o el patrocinador, que puede ser preciso (un hotel, por ejemplo), o no tan conciso o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".  

A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán con jetlag y la última cosa que les apetecerá hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es decir, a no más de dos horas en cualquier modo de transporte.  

Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebración mas innovadores, hay cada vez más margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos, jardines botánicas, haciendas, teatros y yates, por enumerar sólo unos pocos. 

Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia. 

Detalles de una boda clásica

Hoy nos adentramos de nuevo en las bodas clásicas pero lo hacemos de una manera intimista, centrándonos en los detalles y los primeros planos.

A diferencia de lo que algunas personas puedan pensar, una boda clásica no ha de ser barroca y desfasada. Al revés. Su decoración es sobria, elegante, en el lujo, la calidad ha desbancado a la cantidad. Menos es más.

Un broche familiar en el ramo, una tiara con historia, una iglesia con significado especial, una papelería cuidada, una vajilla impoluta, una luz tenue...

Si nunca te imaginaste tu boda dentro de un marco clásico, quizás estas fotografías te hagan reconsiderarlo. ¿Quién puede resistirse al buen gusto?

¿Qué lanzarle a los novios?

La tradición de lanzar arroz a los novios al final de la ceremonia, nace en Oriente, donde éste grano se considera un símbolo de fertilidad. Los invitados lanzaban arroz a los recién casados con la esperanza de que pronto se convirtieran en padres.

Con los años, ésta costumbre se ha ido extendiendo y manteniendo a lo largo de todo el mundo pero no es hasta relativamente poco que se han empezado a incluir diferentes cosas que lanzar.

Si sois una pareja tradicional y la idea de lanzar arroz os gusta, pensad en una manera diferente y original de presentarlo como en paquetitos individuales o conos de papel.

Para los más románticos, existe la idea de soltar mariposas. Es una idea muy bonita aunque su coste es elevado y hay que informarse sobre qué tipo de mariposas se pueden lanzar ya que existen restricciones con el fin de no dañar la fauna autóctona del lugar.

Otra opción muy extendida es la de lanzar confeti, plumas o pompas de jabón. 

Alternativas muy coloridas y vistosas en las fotos aunque en el caso del confeti o las plumas, podemos arrastrarlos hasta el final de la noche!

Si os gustan las flores y parte de la decoración de vuestra boda se basa en ellas, podéis lanzar pétalos de rosa o de cualquier otra flor. 

Es elegante y sutil aunque ¡hay que tener cuidad de no resbalarse!

Otra opción que se empieza a ver mucho en Estados Unidos es la de lanzar lavanda fresca a los novios. 

Jugar con las luces es otra alternativa muy buena si no se quiere lanzar nada.

Si se juega con un presupuesto amplio y se busca un resultado espectacular, los fuegos artificiales es lo vuestro.

Otra opción más modesta pero igual de impresionante es la de soltar farolillos o repartir bengalas entre los invitados.

Para el final dejamos las ideas más originales. 

Lanzar mini balones de playa para una boda a la orilla del mar, aviones de papel para una boda urbanita, soltar globos, lanzar fideos de colores o hacer sonar campanas al paso de la nueva pareja son, sin duda, las alternativas más divertidas.

¿Qué os ha parecido la entrada? ¿Conocíais todas estas ideas? ¿Os han gustado?

Una aplicación de smartphone hecha a medida para tu boda

Las nuevas tecnologías forman parte imprescindible de nuestra vida, nadie concibe un día a día sin un organizador, un iphone, una tableta, o una agenda electrónica.

En el mundo de las bodas no podía ser diferente y una empresa joven de nuestro país la empresa que se llama Splash Mobile (www.splash-mobile.com) ha innovado con una nueva aplicación que promete hacernos la vida más fácil.

Muchas parejas contratan a una wedding planner por falta de tiempo y esta aplicación va a ser de gran utilidad para las parejas, para las profesionales y sobre todo para los invitados al enlace.

Con esta nueva aplicación, la cual podéis conocer detalladamente en la web www.lainvitaciondeboda.com, los invitados a un enlace tendrán la posibilidad de tener información constante y actualizada acerca de la boda. Para los novios es una forma de hacer más especial el enlace, creando más implicación, y ante todo facilitar las cosas a los invitados.

Con esta app, para empezar, se puede con un solo click, conocer mejor la historia de los novios. Es una introducción muy interesante y una previa del día de la boda, una primera toma de contacto con lo que está por venir. Para complementarlo se pueden ver fotos particulares de ellos, para caldear el día tan especial de la pareja. No tiene nada que ver con el email soso que avisa de recorridos, timing, e instrucciones para ese día. Es tan práctico como que hasta aprovecha la funcionalidad GPS de tu teléfono y te guía al punto exacto de ceremonia o banquete. Y los invitados lo agradecen, al olvidarse de fotocopias y mapas. Obviamente, también permite contactar y comunicarse con los novios, cuestión básica y que acerca más a los invitados. Y por último, otro ejemplo, la gran idea de poder compartir una vez acabada la boda, todas esas fotos geniales que se hayan podido cazar.

Queréis ver fotos?

Zapatos para novias 2012

Este año, la moda nupcial te ofrece una gama de colores pastel mucho mas marcada que el pasado año.

Blanco clásico, color topo, beige, rosa palo o gris perla....la pedrería, los lazos, swaroski o strass serán el toque final para convertir ese complemento aparentemente común, en una pieza única muy especial.

Todo está admitido entre las nuevas tendencias que marcan el 2012, incluso, para las mas atrevidas, botas y zapatos abotinados!

Recuerda que en estos días de rebajas, quizas es el momento perfecto para ir de shopping en busca de tus zapatos perfectos y conseguir algun chollo Chic & Cheap!

Te proponemos algunos modelos, cotillea....busca algo especial y elige algo en sintonía con algún punto de color en tu bouquet, lencería o el fajín de tu vestido.

El peinado de tu boda

A parte del vestido, algo fundamental para una novia es el peinado que vais a llevar en vuestra boda. Dependerá de dónde se celebre, del estilo del vestido y sobre todo de cómo seáis vosotras. Lo más importante es que os sintáis bien y que no cambiéis demasiado porque si no os sentiréis un poco disfrazadas. Tenéis que ser vosotras mismas.

Os aconsejamos que os pongáis siempre en manos de profesionales. Si tenéis un peluquero habitual y puede peinaros el día de vuestra boda, perfecto! Si no, preguntad a vuestras amigas o dejaros aconsejar! 

Es imprescindible que os hagáis como mínimo una prueba antes del gran día, para que podáis decidir que peinado os queda mejor y para que el peluquero ya sepa lo que tiene que hacer y no se ponga a inventar o probar ese día. Nosotras pensamos que lo mejor es que os hagáis una prueba de peinado un día que tengáis una prueba del vestido para ver el efecto completo y si también vais maquilladas mejor que mejor! Así tendréis tiempo de hacer cambios si los necesitáis para llegar la más guapa al altar!

Cumpleaños de Lucas

El fin de semana pasado, Mas que eventos participó en la organización del 5º cumpleaños de Lucas, un niño de Piedras Blancas.

Su mamá, Ana, quería que lo sorprendiéramos con una tarta de la película "Cars" y animación para él y para todos sus amigos.

Os dejo aquí las fotos de la tarta!!

Cuando tengamos las fotos de la animación, os las subiré aquí para que podáis verlas!!

Desde aquí, quiero dar las gracias a Ana por la confianza depositada en mi para este día!!!

Los eventos sobreviven a la crisis mejor que la comunicación y el marketing

Acaba de ver la luz el nuevo estudio de mercado 2012 realizado por el Club Eventoplus, que nace bajo el título de “la búsqueda de la optimización” y analiza las tendencias en el sector de los eventos, la evolución de los presupuestos dedicados a los mismos, las estrategias de las agencias organizadoras, los tipos de eventos y las expectativas de crecimiento.

Los datos de este estudio proceden de 1.000 entrevistas con tres grupos de encuestados: empresas, agencias y proveedores. 

Tras una época que muchos recuerdan como una especie de edén perdido, la crisis se inició hace más de tres años con la virulencia que ya conocemos. No sorprende por tanto que los presupuestos destinados a eventos hayan sufrido mucho en los últimos años. 

Para casi todas las agencias y empresas, los presupuestos descendieron en el 2011, y ambos apuntan a un mismo porcentaje medio de bajada: respectivamente un 21% y un 22%. 

Solo el 26% de las empresas han mantenido estables sus presupuestos, y un 30% han visto como estos bajaban en más del 30%, un recorte drástico. La tendencia casi unánime ha sido la de cortar una herramienta tan importante para la venta y la motivación como son los eventos. Nuestro sector ha suspendido en algo básico: ser vistos como una inversión necesaria en estos momentos… aunque parece que ha resistido mejor que el mercado publicitario, que ha bajado un 37,5% en cinco años según el Índice i2p, de Inversión Publicitaria.

La recuperación no está prevista para este año; el 2012 será todavía más difícil que el 2011, con presupuestos de eventos a la baja en un 9,8% según las empresas. Un 29% de las empresas los bajará más del 20%, y un 37% se mueve en una horquilla de bajada entre el 0% y un 20%. Solo un 15% los mantendrán estables. 

Lo que impresiona a casi todos los entrevistados no es el recorte de un presupuesto definido, sino la improvisación, la dificultad de prever a largo plazo. Muchas empresas no tienen siquiera su presupuesto 2012 todavía definido.

¿Se prescinde de los eventos o se recorta el presupuesto por evento? 

La dinámica ha sido la de combinar ambas estrategias, que han sido utilizadas a partes iguales (a diferencia del año pasado, donde fue superior la reducción del presupuesto de cada evento).

Según cuenta la revista Protocolo, esta afirmación se ve refrendada por este estudio cuando se indica que aunque la mayor parte de empresas ven recortes en el presupuesto, la mayoría de las agencias esperan que el nivel de negocio aumente este año. Es probable que la crisis por fin haya sido el acicate necesario para que las agencias de organización de eventos pusieran algo de mesura, realismo y prudencia a los presupuestos de los eventos, que con demasiada frecuencia iban muy inflados, con comisiones elevadas y con un precio final más que cuestionable.

Otro interesante aspecto del estudio se refiere a la creatividad: las empresas empiezan a buscar una creatividad que tienen más que ver con el contenido del evento que con su estética visual y puesta en escena.

El estudio del Club Eventoplus refleja también el peso actual de los eventos. Según los datos que aporta, “los eventos como herramienta de comunicación y de marketing están muy presentes en el día a día de las empresas: un significativo 15% afirma que suponen más del 50% de su presupuesto de comunicación. De hecho, un 5%, porcentaje pequeño pero reseñable, aumentará su presupuesto de eventos en 2012”.

El estudio de Eventoplus refleja que la mayor parte de los eventos que se celebran en España son externos, “de media, las empresas afirman dedicar menos del 20 % de sus presupuestos a los eventos internos” y el porcentaje mayoritario del presupuesto de eventos se dedica a los promocionales y de ventas, en detrimento de eventos de motivación y formación, algo que indudablemente tienen que ver con la crisis económica que padecemos.

Según las agencias, los eventos que experimentaran un mayor crecimiento en este año serán aquellos que estimulen las ventas, tales como eventos promocionales, street marketing... es decir, eventos que ayuden a vender, seguidos de los eventos de formación del producto y, en tercer lugar, los eventos de incentivos.

El estudio refleja a su vez que el 70 % de las empresas buscan aumentar la eficacia de sus eventos con nuevos formatos y soluciones estratégicas. Eventos que comuniquen y en los que la innovación viene de la mano de las estrategias virales y experiencia en las redes sociales, además de objetivos clásicos, comunicar con claridad.

Junto a esto las empresas buscan optimizar costes y asegurar que el evento va a obtener los resultados precisos, de ahí que cobre gran importancia la medición del retorno de objetivos por inversión.

El estudio muestra cómo el factor humanos plasmado en la hospitalidad tienen una importancia inexcusable para las empresas, tras comunicar de forma clara, es lo que más valoran y ello incide en el factor humanizador que aporta el protocolo a los eventos, así como su capacidad para interrelacionar personas y crear valor.

Nos esperan tiempos de ajustes, eso lo sabemos todos, pero es gratificante pensar que pese a todo, a la crisis, la escasez y la incertidumbre, hay razones para el optimismo en nuestro sector: eventos más cortos, pero de mayor eficacia, menos espectacularidad pero más tecnologías, creatividad y formatos efectivos… es decir, trabajo, trabajo y más trabajo, y en los tiempos que corren, estarán conmigo que son muy buenas y esperanzadoras noticias.

Comunión de Hugo - 27 de mayo de 2012

Como os comenté en un post anterior, el pasado fin de semana Mas que eventos organizó la comunión de Hugo.

La celebración tuvo lugar en la Iglesia Parroquial de Sta María Madre de la Iglesia en Piedras Blancas (Castrillón) y la comida en el Real Balneario de Salinas.

Detalle del recordatorio, bolsas personalizadas y del protagonista de la fiesta!

Por la mañana, fuimos al Real Balneario a preparar la mesa de los niños. Hugo no sabia nada de lo que le esperaba.

Su mamá nos indicó que es un apasionado del fútbol y en particular del Fútbol Club Barcelona, así que decidimos prepararle la fiesta en torno a esa temática.

Decidimos poner banderines, camisetas indicando el sitio de cada niño, pajitas todo referente a su equipo del alma.

Para darle un sabor aun mas dulce, hicimos piruletas de chocolate con leche y de chocolate blanco que fuimos colocando en la mesa y unas brochetas de golosinas.

 Las piruletas de chocolate

Nuestras brochetas de chuches!!!!

Su mamá también nos encargó una tarta en fondant del FC Barcelona.

Qué os parece? Os gusta? 

Y por la tarde, los niños tuvieron animación en la playa. Nuestra animadora, Vanesa, aprovechando el esplendido día que hacia se los llevó a la playa donde pudieron disfrutar durante unas horas de juegos y diversión a tope!

Finalmente, la mamá de Hugo quería entregar a sus invitados un detalle original y poco visto como recuerdo de este bonito día.

Nos pusimos en contacto con Lidia que nos aconsejó sobre lo que se podría hacer.

Así quedaron los detalles:

Para entregar los detalles, decoramos unas bolsas de papel y las colocamos en la mesa auxiliar.

Tengo que dar las gracias a los padres de Hugo, Montse y José por haber confiado en mi para esta celebración. Espero que lo hayáis disfrutado tanto como Hugo!
Agradezco también el fantástico trabajo de Lidia, Vanesa, Lidia y Noe!! Muchas gracias chicas!!!

Nos despedimos con esta bonita foto de Hugo con todos sus primos!!!

Un beso muy fuerte!!